WeCreativez WhatsApp Support
Siamo on line, come posso aiutarti??

Trovare un documento con la semplicità di un motore di ricerca

By 23 Ottobre 2019 archiviazione documentale

“QUANTO TEMPO PERDI PER TROVARE UN FASCICOLO?”

Ritrovare il documento ti ha fatto perdere ore di lavoro, e ti ha anche innervosito.

Probabilmente dovrai recuperarlo da un archivio non proprio a “portata di mano” . Da solo non riesci e chiedi aiuto ad un collaboratore. Si perde tempo in due incrementando i costi aziendali. Ci sono aziende che per conservare contratti, ordini, fatture,moduli, corrispondenza, preventivi, bolle, ricevute, fax, scontrini fiscali che si alterano nel tempo, utilizzano la scansione e la conservazione in cartelle.

Questa non è la soluzione ottimale.

“ARCHIVIAZIONE IMMEDIATA, CONSULTAZIONE PERSONALIZZATA”

Tutto questo stress è finito: SYNCHRONICE è la soluzione veloce e affidabile che risolve il problema all’origine, infatti, è sufficiente scannerizzare il documento e lo ritrovi subito archiviato , pronto per essere consultato, quando vuoi e come vuoi.

È un sistema completo per scannerizzare i documenti di carta e trasformarli in dati digitali pronti per essere consultati al Computer.

 

IN QUESTO MODO RISPARMI TEMPO 2 VOLTE:
Prima, quando il personale archivia i documenti, e dopo, quando il Personale le cerca. Stiamo parlando di ore di lavoro risparmiate, che a fine anno si rivelano un insperato ritorno per l’azienda…

PRECISO E VELOCE: ECCO COME FUNZIONA

In appena cinque passaggi vedrai all’opera gia la potenza e la versatilità di SYNCHRONICE

1. Ogni documento ha il suo codice a barre su primo foglio prestampato: se non ce l’ha, applichi tu un’etichetta con il codice, utilizzando una stampante laser. Questo è il concetto: un documento, un codice. Precisione assoluta per una grande flessibilità nell’utilizzo.

2. Inserisci il documento nello scanner intelligente o nella multifunzione, è semplice come fare una fotocopia. Anche se si tratta di lavorazioni diverse, lo scanner riconosce il codice a barre, e archivia il documento in modo appropriato. Non devi seguire nulla, non devi preoccuparti di nulla, in questa delicata fase.

3. SYNCHRONICE fa tutto il lavoro: PUOI ARCHIVIARE PIÙ PRATICHE CON UNA SINGOLA SCANSIONE, SYNCHRONICE DIVIDERÀ I FILES E LI RINOMINERÀ SULLA BASE DEL CODICE A BARRE. In alternativa, attraverso il RICONOSCIMENTO ZONALE OCR,
leggerà ogni singolo carattere del documento e rinominerà i files

4. Vuoi consultare un documento archiviato?
Semplicissimo: utilizzando il broswer (chrome, firefox, internet explore ecc) è sufficiente che inserire il numero di fattura, foglio di lavoro o un codice di magazzino, o più semplicemente il cognome del cliente e sul tuo monitor
vedi la documentazione completa relativa a quella pratica, dall’inizio sino ad oggi.

5. ROUTING – INVIO A MAIL
A fine processo puoi decidere di inviare il file o i files generati da SYNCHRONICE ad uno o più indirizzi mail collegati ad un database. Il tutto in maniera AUTOMATIZZATA

ACCESSO AGLI ARCHIVI AZIENDALI , con user e password:.

GESTIONE DEGLI UTENTI – consente la creazione e la gestione dinamica degli utenti.
RISPETTA GLI STANDARD DI SICUREZZA DEL GDPR:

è possibile gestire la sicurezza degli accessi e impostare livelli diversificati di accessibilità ai documenti e di abilitazione alle funzionalità del programma.

Creazione di utenti con diversi permessi e diverse funzioni

Synchronice – automatizza il flusso documentale nel tuo ufficio

Premi il pulsante della multifunzione ed il foglio che stai per digitalizzare sarà convertito in PDF/A, rinominato e spedito via email al collega interessato – il tutto completamente in automatico.
Questo è solo uno di tanti scenari facilmente realizzabili con Synchronice

la divisione dei files in più documenti tramite barcode e/o qrcode,

l’estrazione zonale del contenuto per la creazione dei campi di ricerca,

l’immagazzinamento dei metadati in un database ,

la conversione in PDF e PDF/A ricercabile,

la rinomina dei files PDF ed

il loro inoltro come allegato email (automatic document routing).

Ti viene fornito chiavi in mano:

È un sistema sicuro, facile da usare, collaudato, con un Software creato apposta per snellire le procedure. In più un nostro incaricato ti farà vedere, di persona, come si usa,e ti spiegherà ogni passaggio, in modo che in azienda impariate subito ad usarlo bene e con grandi vantaggi.

L’installazione e la configurazione di SYNCHRONICE nella vostra rete aziendale.

L’addestramento per usare il sistema, con un nostro incaricato inviato nella vostra azienda.

L’ assistenza sistemistica, per assicurarti che il software funzioni sempre, e l’assistenza tecnica, per risolvere eventuali problemi alle macchine.

Nessun investimento iniziale…SOLO UN CANONE MENSILE DI NOLEGGIO